もっと知りたい交通費精算「新幹線の料金が日によって違うのはなぜ？」〜簡単に出張旅費申請する方法とは

2. スムーズな交通費精算のために、新幹線の料金で気をつけたい点

新幹線を利用する場合、出張旅費の申請では“シーズンを考慮する”必要があります。シーズンを考慮していない申請とは、どういったものでしょうか。具体例でご説明します。

1) 全て通常期の料金で申請
・新幹線料金の早見表で調べた料金をそのまま記入：早見表には通常期の料金のみが掲載されています。
・乗り換え案内で日付を指定せずに検索して記入：通常期の料金のみが表示されている場合があります。

2) 他の日付と同じ金額で申請
・過去に作成した出張旅費申請書（WordやExcelなど）をコピーして、日付だけ変えて申請
・乗り換え案内で行きの日の料金だけ調べて、帰りの日も同じ料金で申請

上記の場合、出張旅費申請書に記入した金額と実際の領収書の金額が一致しない可能性があります。新幹線の指定席特急料金の申請ミスを防ぐためには、毎回、日付を指定して検索しましょう。

3. 出張旅費申請書と交通費精算サービスの連携で、新幹線の精算処理も簡単に！

出張旅費申請書を作成する際、新幹線の指定席特急料金を行きと帰りで別々に1件ずつ調べて記入するのは手間がかかります。本来の業務ではない精算処理にかける時間は、なるべく短くしたい。そんなお悩みを解決できるのが、交通費精算サービスです。

ここでは、ワークフローシステムと連携できる交通費精算サービスの『駅探BIZ』を例に、どれだけ簡単に申請できるようになるかご紹介します。

1) お使いのワークフローシステムの出張旅費申請書から『駅探BIZ』を起動！
ワークフローシステムの出張旅費申請画面はそのままで、『駅探BIZ』を起動するためのボタンを設置できます。見慣れた帳票のフォーマットは変わらないので、迷うことなく使えます。

2) 乗車駅・下車駅・日時を指定して検索すれば、シーズン別料金は反映済み
『駅探BIZ』の画面では、乗り換え案内サイトと同様に新幹線の運賃や特急料金を検索することができます。申請者は「自由席」「指定席」「グリーン車」を選ぶだけ。「通常期」「閑散期」「繁忙期」による料金の違いを意識する必要はありません。

3) 「帳票に反映するボタン」を押すだけで転記完了！
交通費精算に関するお悩みで多いのが「乗り換え案内サイトで調べた結果を転記するのが大変なこと」。ワークフローシステムに連携できる『駅探BIZ』なら、ボタンを押すだけで検索結果を帳票に転記します。転記ミスの心配もなく、申請までの時間が大幅に短縮できます。

4. まとめ

新幹線の指定席特急料金にはシーズンによる増減があるため、乗る日によって金額が異なります。出張旅費申請のミスを防ぐためには、1件ずつ日付を考慮して申請しなくてはいけません。
「出張旅費の精算処理にかかる時間を削減したい」と思ったら、交通費精算サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。交通費精算サービスの『駅探BIZ』は、ワークフローシステムと連携できるため、今お使いの出張旅費申請書のフォーマットを変えることなく導入できるメリットがあります。検索した結果を一つ一つ転記しなくても、「帳票に反映するボタン」を押すだけで入力完了。煩雑な出張旅費の申請も、『駅探BIZ』があれば簡単です。